Как организовать свой почтовый ящик с помощью папок Gmail

Gmail имеет несколько замечательных организационных функций, в том числе возможность хранить различные типы электронных писем в папках для легкого доступа и классификации. Вы можете сделать это с помощью системы ярлыков Gmail, и эта функция доступна как в мобильном приложении, так и на вашем компьютере.

Папки Gmail известны как ярлыки, что позволяет хранить электронные письма в разных разделах для удобства организации. Вы можете создать их в мобильном приложении или на рабочем столе. Электронные письма можно хранить с использованием нескольких меток, и вы можете использовать фильтры для автоматической маркировки почты на основе адреса или ключевых слов.

Давайте подробнее рассмотрим назначение ярлыков Gmail и то, как максимально эффективно использовать эту функцию.

Какова цель ярлыков Gmail?

Три красочные папки для офисных документов с отражением

Назначение ярлыков Gmail — работать как папки или разделы, обеспечивая легкий доступ к электронным письмам, которые вам могут понадобиться для быстрого поиска. Они помогут поддерживать порядок в папке «Входящие» и не загромождать ее.

Вы можете пометить разные электронные письма, а затем получить доступ к одной метке, чтобы просмотреть все электронные письма в категории. Например, вы можете поместить всю свою рабочую или учебную электронную почту в одну папку.

Эти метки полностью настраиваются, так что вы можете иметь столько, сколько захотите. Вы также можете добавить несколько ярлыков к электронным письмам.

Как создавать ярлыки в мобильном приложении

Если вы используете официальное мобильное приложение Gmail, откройте левую боковую панель, нажав кнопку с тремя горизонтальными линиями. Прокрутите вниз мимо уже существующих ярлыков, и вы увидите кнопку со знаком плюс с пометкой «Создать новый». Выберите это, чтобы создать новую метку.

Чтобы добавить электронное письмо к ярлыку, выберите его, коснувшись значка с кружком слева от электронного письма. Затем нажмите три точки в правом верхнем углу экрана и выберите «Переместить» или «Ярлык».

Обратите внимание: если вы используете телефон Android, вы не можете создавать новые ярлыки для Gmail в приложении. Вместо этого откройте Gmail в своем веб-браузере и запросите версию сайта для настольных компьютеров, чтобы получить доступ к функции ярлыков.

Как создать папки на рабочем столе

На рабочем столе откройте свою учетную запись Gmail. Вы увидите свои ярлыки слева со знаком плюс рядом с категорией. Выберите знак плюс, и вы можете создать новую метку. У вас также будет возможность вложить его в другой ярлык для создания подпапок.

Как автоматически маркировать входящие электронные письма

Gmail также позволяет автоматически помечать входящие электронные письма. Допустим, вы хотите автоматически добавлять метку к электронным письмам с определенного адреса. Для этого выполните следующие действия:

  1. Введите в строку поиска то, что вы хотите отфильтровать (например, из: [email address]).
  2. В нижней части окна поиска выберите «Создать фильтр».
  3. Прокрутите до «Применить метку» и выберите нужную метку.
  4. Выберите «Создать фильтр».

Вы также можете использовать эту функцию для автоматической маркировки электронных писем с другими качествами, например, с использованием определенных ключевых слов. Однако вы не можете создавать фильтры в мобильном приложении — это нужно делать на компьютере.

Если у вас нет доступа к настольному компьютеру, вы можете открыть Gmail.com на своем телефоне и запросить версию сайта для настольного компьютера (так же, как на устройстве Android).

Это сжимает настольную версию сайта на экране вашего мобильного устройства, так что, несмотря на тесноту, у вас есть те же возможности.

Советы по организации вашей учетной записи Gmail

В дополнение к ярлыкам есть некоторые другие функции, которые вы можете использовать, чтобы организовать свою учетную запись Gmail так, как вам удобно. Какие из них являются ценными, будет зависеть от того, какой вы пользователь электронной почты, а также от того, какую почту вы обычно получаете и в каком количестве. Давайте посмотрим на них.

Измените порядок, в котором вы видите свою электронную почту

В ваших настройках можно изменить порядок, в котором вы видите свою электронную почту. В папке «Входящие» Gmail сначала отображаются самые новые электронные письма, как и в большинстве почтовых ящиков по умолчанию. Однако у вас есть возможность переупорядочить папку «Входящие» таким образом, чтобы в первую очередь приоритет отдавался письмам с определенными ярлыками, а также непрочитанным или отмеченным звездочкой письмам.

Архивировать электронные письма на ходу

Хотя многие люди беспокоятся об удалении электронных писем на случай, если они понадобятся им позже, архивирование — это отличный вариант, который сохраняет ваши электронные письма, но удаляет их из папки «Входящие».

Вы всегда можете получить к ним доступ в папке архива, если они вам нужны, но это сведет к минимуму количество почты в вашем почтовом ящике.

Вы всегда можете просмотреть и сделать это со всеми электронными письмами, которые у вас уже есть, хотя гораздо быстрее архивировать электронные письма по ходу дела.

Если вы удалите электронные письма вместо того, чтобы архивировать их (или удалите их из папки архива), они отправятся в корзину. Электронные письма в корзине автоматически удаляются через 30 дней, поэтому убедитесь, что вы больше никогда не захотите видеть эти электронные письма, если отправите их туда. Вы также можете убрать мусор раньше.

Использовать фильтры

Хотя вы можете использовать фильтры для меток, вы также можете использовать их для других целей! Вы можете автоматически удалять или помечать определенные электронные письма, что приведет к тому, что они будут отображаться в верхней части папки «Входящие», если вы изменили настройки. Это позволяет вам видеть и обрабатывать важные электронные письма в первую очередь.

Включить подталкивания

Еще один классный фильтр, который предлагает Gmail, называется «подталкивание». Подталкивания можно найти в разделе «Общие» панели настроек. Это отправляет электронные письма в верхнюю часть вашего почтового ящика, на которые, по его мнению, вы забыли ответить, а также поднимает в верхнюю часть электронные письма, на которые вы, возможно, захотите отправить ответ.

Отписаться от ненужных писем

Компании очень часто рассылают множество электронных писем людям, которые заказывали у них в прошлом. Если вы знаете, что не собираетесь больше покупать у них или вам не интересно, что они говорят, не забудьте отписаться.

Обычно в электронном письме есть ссылка для этого, хотя она спрятана внизу (поскольку компании обычно не хотят, чтобы их потребители отказывались от подписки). Вы также можете использовать функцию массового удаления Gmail, чтобы удалить старые электронные письма о подписке.

Черный список

Если вы войдете в настройки Google, вы можете внести определенные адреса в черный список и больше не получать от них электронные письма. Это очень полезно, если у вас есть люди, рассылающие вам спам, или компании, которые просто не поймут намека на то, что вы больше не хотите получать их почту.

Пометить важные электронные письма

Наконец, это помогает пометить важные электронные письма. Это помечает их для удобного просмотра, а также помогает Gmail узнать, какие электронные письма вы цените. Вы можете просмотреть все свои отмеченные электронные письма в одном месте, чтобы вы могли быстро просмотреть и ответить на них (или прочитать их, если это все, что вы хотите сделать).

Несмотря на то, что почтовые ящики легко засоряются из-за притока почты, получаемой каждый день, Gmail также позволяет легко поддерживать порядок в почтовом ящике.

Использование меток, фильтров, черных списков и помеченных сообщений, а также соблюдение передовых методов работы с электронной почтой, таких как архивирование по мере использования, могут помочь поддерживать чистоту почтового ящика, в котором можно легко найти важную почту.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.